Blogs 2008 Augustus

1

4

7

10

13

16

19

22

25

28

31

2

5

8

11

14

17

20

23

26

29

3

6

9

12

15

18

21

24

27

30

Ik begrijp het wat beter

Eén van de deelnemers aan de Cairo training vraagt aan het eind van de dag of ik het leuk vind om met hem de stad in te gaan. Hij 33 jaar oud, getrouwd en heeft een jong dochtertje, hij praat voor hij denkt, houdt van lekker eten, rookt en heeft zijn hart op de juiste plaats zitten.

We scheuren over de weg, hij keert wanneer hij in een file komt om dan weer door allerlei binnenwegen te sluipen met een veel te hoge snelheid, om daarna weer in een ander file te komen, waarna het proces zich weer herhaalt, zo gaat het twee uur door. Tijdens deze bloedstollende capriolen, vertelt hij mij alles wat hij nog van zijn lagere schooltijd over de geschiedenis van zijn land kan herinneren.

Wanneer we op de plaats van bestemming zijn gekomen, rijdt hij zijn grote auto een smal straatje in, we wandelen door de straten. "Do you want to interact with the local people." En voor dat ik het weet, sta ik met een aantal oudere heren, die bezig waren met de voorbereidingen voor Ramadan, te praten, of beter gezegd te lachen en handen te schudden.

Hij zet me op een terras bij een moskee om te bidden. Ik wacht en probeer een schoenpoetser duidelijk te maken dat mijn schoenen okay zijn. Als mijn vriend terugkomt vraag ik hem over de Islam. Het verhaal dat hij vertelt, is zo anders dan wat ik in onze Nederlandse kranten lees. Het gaat om vrede, interactie, de armen helpen. Over onze veel verguisde politicus met filmaspiraties, zegt hij: "Ik ben het niet eens met hem, maar hij denkt wel na."

Jihad heeft meer met zelfbeheersing te maken dan met het omverwerpen van de westerse samenleving, het gesprek gaat door, ondertussen wandelen we door de smalle steegjes, de winkeltjes om uiteindelijk te stoppen bij een eettentje. Ik zal maar niet vertellen wat ik heb gegeten, maar het was niet slecht.

Wat kun je hier nu als projectmanager mee? Misverstanden gaan weg wanneer we in interactie, communicatie met andere mensen zijn. Wanneer we dat niet zijn, dan worden de misverstanden alleen maar groter en zal wantrouwen en angst de overhand krijgen.

Onderhandelen

In onze trainingen hebben we een onderhandelingsoefening, waarin de deelnemers in een "prisoners-dilemma"  zitten. Wanneer je dit met Nederlanders doen, dan is de totale score van de groep over het algemeen slecht tot zeer slecht.Wij zijn, in ieder geval in die oefening, slecht in het geven en het opbouwen van vertrouwen.

Hier in Egypte ging het anders, van het begin af leek het alsof de deelnemers uitwaren op een win win, het vertrouwen werd langzaam opgebouwd, tot het moment dat één van de teams zijn slag wist te slaan en met vlag en wimpel de meeste punten haalde. Los van het feit dat ze daarmee het vertrouwen van de overigen beschaamden, begrepen ze wel allen stuk voor stuk dat het bij onderhandelen om vertrouwen gaat en om niet anders.

Kijk, dat is nou iets waar ik vrolijk van kan worden ...

Ik begrijp er eigenlijk niet zoveel van

Uit een aantal gesprekken die ik voerde met deelnemers aan de projectmanagement training in Cairo, ben ik tot de conclusie gekomen dat ik maar weinig begrijp van de wijze waarop men hier tegen het Westen aankijkt.

In Nederland is het allemaal zo simpel, met oneliners in de kranten en uit de monden van onze politici, zowel ter linker als ter rechterzijde van het spectrum, tekent zich een eenzijdig beeld van angst en onbegrip in onze bewustzijn af.

Hier kijkt men anders tegen de zaken aan, men kan het niet begrijpen dat wij onze zieke ouders niet in huis nemen, dat onze kinderen onrespectvol naar hun ouders zijn, de wijze waarop wij kijken naar de conflicten in het oosten, en hoe wij mensen kwetsen in onze kortzichtigheid.

Deze hele periode in Cairo, is interessant, intrigerend en bovenal prikkelend gegeven. Hier is zoveel te bereiken met goed gestructureerd projectmanagement, dat ik de kansen die hier voor het oprapen liggen te uitdagend vind om in het zand te laten liggen.

In theorie ja, maar in de werkelijkheid

Ik leg uit hoe een stuurgroep samengesteld zou moeten zijn en hoe je als projectmanager het spel met hen speelt. Iemand uit de trainingsgroep reageert met enige felheid in zijn stem: "In theorie heb je volkomen gelijk, maar in de werkelijkheid dwingen ze je gewoon te doen wat wordt opgedragen."

Hier spreekt een stuk diepe frustratie uit, waar ik eerlijk gezegd nooit goed raad mee weet. Mijn antwoord is altijd weer hetzelfde: "Als dat het geval is, dan kijk je naar twee dingen: a. je geweten en b. de arbeidsmarkt."

Naar mijn overtuiging zou je niet ergens moeten werken waar het topmanagement het onmogelijk maakt om op een professionele manier je werk te doen. Je talent is te kostbaar om dat zo te (laten) verspillen.

Als je talent hebt, kun je makkelijk ergens anders terecht, tenminste als dat een talent is waar mensen op zitten te wachten, als dat niet het geval is, dan heb je, of botte pech, of je hebt veel energie verspild aan de ontwikkeling van het verkeerde talent. Kies zelf maar welke van de twee de oorzaak ervan is dat je nu op een verkeerde plaats zit.

Botte pech, dan zal het verder niet beter worden.

Je eigen domme schuld, dan heb je tenminste een aantal aanknopingspunten om je toekomst een gunstiger wending te geven.

Als het bovenstaande niet op jou van toepassing is, dan is deze blog - deze keer een keertje - niet voor jouw bedoeld.

Piramiden

Vanochtend was mijn laatste ochtend vrijaf, morgen begint de vierdaagse projectmanagement training. Om de tijd goed te besteden ben ik naar het plateau van Gizeh geweest om de piramiden te bestuderen.

Vaak worden de piramiden gebruikt als voorbeelden van bouwprojecten. Om eerlijk te zijn vind ik dat te makkelijk maar ook wel weer begrijpelijk.

Te makkelijk omdat we maar heel weinig weten over de wijze waarop de Egyptenaren leiding gaven aan de vele duizenden werklieden, ook weten we niet of er zoiets was als het beheersen van de scope, de doorlooptijd, de kwaliteit en de kosten. Daarom kunnen we wat het management betreft eigenlijk niet zoveel leren van de bouw van de piramiden, enkel en alleen omdat daar dan ook niet zoveel van bekend is.

Toch zijn het wel projecten van enige importantie geweest. Behorende tot het enige van de zeven wereldwonderen dat nog bestaat, kan je wel zeggen dat de bouwers iets indrukwekkends hebben nagelaten. Dit laatste brengt me op het punt dat ik wil maken.

Kijkende naar jouw werk als projectmanager, kun je met open ogen zeggen, dat jij - professioneel gezien - iets nalaat aan jouw professionele nageslacht, of zou je niet weten wat je hebt na te laten ...

Als alles geregeld is, valt niets te regelen

Anders als in Nederland, waar iedereen gelijk is en niet veel meer te regelen valt omdat alles netjes is vastgelegd, in Egypte is dat anders.

Ik stap uit het vliegtuig, nog voor de douane staat iemand met een bordje en mijn naam erop, hij vraagt me naar mijn paspoort en wat geld, binnen vijf tot tien minuten ben ik door de douane  en heb ik mijn bagage. Alles is hier te regelen.

In Nederland niet, want ...

waar alles geregeld is, valt niets meer te regelen.

Als een projectmanager bij de overheid met een bepaalde partner een contract wil sluiten, dan moet hij eerst aanbesteden, want iedereen moet gelijk behandeld worden.

Als een projectmanager in een organisatie resources nodig heeft, dan moet hij eerst een formulier invullen, want we hebben professionaliseren verward met bureaucratiseren.

Als een projectmanager dan gaat regelen (of ritselen) om zijn project toch gedaan te krijgen dan neemt men hem dat kwalijk, dan is hij niet meer professioneel.

Dergelijke omgevingen maken ons vak onaantrekkelijk voor die mensen die het projectmanagementvak in hun genen hebben zitten. Zij vertrekken naar betere oorden en laten hun plaatsen vacant voor huurlingen die het alleen maar om het geld is te doen.

Terugblik

Ik zit in de lounge op het vliegveld van Geneve en kijk terug naar de afgelopen week training. Zeven verschillende nationaliteiten, elf mensen die maar één doel hebben: ervoor te zorgen dat projecten beter gaan lopen, dat hun bedrijf daar succesvoller door zal worden.

Wat hebben ze geleerd, wat gaan ze doen? Structuur aanbrengen! Faseren! Risico's analyseren en tegenmaatregelen nemen en implementeren. Er voor zorgen dat er heldere en overzichtelijke planningen zijn!

Maar ook een gesprek met hun management voeren over sponsors die echte sponsors zouden moeten zijn en die achter de projectmanager moeten staan in plaats van tegenover. Daarnaast zijn er de onhaalbare planningen die aan de orde moeten komen.

In de gang spreekt één van de deelnemers me aan en vraagt naar de titel van een goede handleiding voor MS Project, hij gaat er direct mee aan de gang. Geen grote woorden, geen loodzware methodes of organisatieveranderingen, maar gewoon kleine verbeterstapjes.

De training was in Zwitserland ... en de enige manier om de top van een berg te bereiken is stapje voor stapje. Morgen zit ik in Cairo het is daar 39 graden, ik denk dat het thema daar wel zo iets zal zijn als het hoofd koel houden.

Je gelooft je oren niet

Een projectmanager vertelt me het volgende verhaal. Een van zijn toeleveranciers levert onvoldoende kwaliteit, waardoor hij genoodzaakt is uit te wijken naar een ander land. De fabriek van de nieuwe toeleverancier wordt gebombardeerd. Op zoek naar een nieuwe toeleverancier, na veel zoeken gevonden ...

Wat denk je dat er gebeurt? Een aardbeving.

Hiertegen is geen risicomanagement bestand.

MS Project

Ik ben er mee opgegroeid, ik heb er het vak voor een belangrijk deel mee geleerd. MS Project, bedoel ik. Deze trainingsdag stond voor een belangrijk deel in het teken van het maken van een planning.

Het is stimulerend om te zien wanneer projectmanagers hun eerste schreden in MS Project zetten, zeker wanneer het gekoppeld is aan een training plannen.

Een aantal opmerkingen over het pakket: het is uitgebreid en doet over het algemeen precies wat je zegt. Soms is dat wat anders dan dat je wilt, maar dat heeft over het algemeen te maken met je onervarenheid met bepaalde functies en veel minder met dat het pakket niet deugd.

Ik zeg altijd: "Als je niet kunt plannen, dan heb je niets te zoeken in MS Project, trouwens ook niet in projectmanagement."

Ik kan me altijd mateloos storen aan projectmanagers die zeggen dat ze daar hun mensen voor hebben, vaak is dat een smoes om niet echt te plannen.

Waarom lopen er veel projecten uit? Echt niet omdat de projectmanager onvoldoende communicatieve vaardigheden heeft, de reden van uitloop is heel vaak dat het project gewoon niet goed gepland is.

En het is juist daar waar MS Project een goed hulpmiddel is, zonde om het niet te gebruiken, zou ik zo zeggen.

Overigens: MS Project is voor de planning, MS Excel voor het budget, MS Word voor het projectmanagementplan en MS Powerpoint is voor "window-dressing".

Zakelijk Denken

Een van de meest recente hypes is de aandacht voor de business case, hoewel hij er al een tijdje is, begint het onderwerp "hot" te worden en heeft het zijn weg gevonden naar de literatuur en het onderzoek.

Zoals ik gisteren al vertelde, ben ik een aantal weken op reis om in het buitenland trainingen te geven. Vandaag de eerste trainingsdag in Zwitserland en ik mijmer in mijn hotelkamer na over mij ervaringen.

Eén van de onderdelen gaat over projectdoelen.

Consequent praten de deelnemers over doelen als: een groei van 5% in marktaandeel, etc. Dit is interessant omdat de doorsnee projectmanager het over tijd, geld en resultaat heeft wanneer hij spreekt over de projectdoelen.

Maar deze projectmanagers niet, zij hebben het over de uitkomsten van het project. Ik zie ze dingen doen die de "hardcore" projectmanager zou verafschuwen, toch realiseren ze dingen en best wel succesvol.

Dit brengt me op het volgende: aandacht voor de businesscase is te mager wat mij betreft. Waar het om zou moeten gaan is: aandacht voor de (voor het bedrijf) positieve uitkomsten ten gevolge van het door het project opgeleverde resultaat. Kennelijk is dat veel sterker dan alle hypes die ons keer op keer weer opgedrongen worden.

Tot zover mijn indrukken van vandaag.

Onderwerpen voor de training morgen zijn:

- Scope

- WBS

- Fasering

- Kritieke Pad Analyse

- Mensen en middelen

- Float

- MS Project

Het echte werk, maar geflankeerd door de "soft skills" zoals:

- Communicatie

- Respect en Inlevingsvermogen

Een juist besluit ...

Ik ben twee weken op reis en geef een projectmanagement training in Zwitserland en volgende week in Egypte. Eén van de topmanagers van mijn klant spreekt in de lobby van het hotel met me zijn "last-minute" behoeften voor de training door.

Er is één zin in het bijzonder die me vrolijk maakt.

"Van alle trainingen is dit de enige waarvan we gezegd hebben: Die moet doorgaan."

Wat spreekt daar aan de ene kant een enorme verwachting uit (die ik waar moet maken) en aan de andere kant een waardering voor het vak projectmanagement. Want als je als organisatie besluit, dat in turbulente tijden in ieder geval de projectmanagement training door moet gaan, dan maak je juiste keuzes.

Projectmanagers hebben een sleutelpositie in het succes van de organisatie. Zij zorgen ervoor dat vernieuwingen en veranderingen tot stand komen, zij richten de neuzen, structureren de chaos, leveren resultaat op volgens geplande doorlooptijden en budgetten.

Morgen staan er de volgende onderwerpen op het programma:

- Projectmanagement Succes

- Belanghebbenden

- Risicomanagement

- Assertiviteit

- Teamwerk en projectorganisatie

- Argumenteren

Eens kijken of ik verwachtingen waar kan maken ...

Programma's

Ik spreek met een familielid die al vele jaren ervaring heeft de zakelijke wereld. Ons gesprek komt op het fenomeen programmamanagement en wat een programmamanager nu precies doet. Ik leg hem het verschil uit zoals dat in de literatuur beschreven is.

Hij zegt: "Dus een projectmanager is budget verantwoordelijk en een programmamanager P&L verantwoordelijk."

Heerlijk, ik was er zelf niet opgekomen. Maar eigenlijk is dat het ultieme gevolg van wat toonaangevende methodes over programma management zeggen.

Er zijn dus niet veel echte programmamanagers, los van het feit dat er velen aanspraak maken op een dergelijke titel. Het is een nieuwe ziekte die het succes van onze projecten ondermijnt. Vele honderden die zich programmamanager noemen die onwerkbare beheersstructuren bedenken, die hun CV's opleuken en het leven van professionele projectmanagers onmogelijk maken.

Ik word hier moe van. Een oud gezegde is dat de zwaarte van de titel omgekeerd evenredig is met de inhoud ervan. Dat is ook wel hierop van toepassing.