Blogs 2009 - April

1

4

7

10

13

16

19

22

25

28

2

5

8

11

14

17

20

23

26

29

3

6

9

12

15

18

21

24

27

30

Poging 7 - Drijvende krachten

Vandaag draait het om de vraag:

Wat is de drijvende kracht achter ongebruikelijke projecten gedreven door passie?

Antwoord: Haalbaarheid en de opdrachtgever

We zijn deze beide krachten al tegengekomen in de vorige drie categorieën. Wat direct duidelijk is, is dat dit type project het meest onzeker is, en zeker wanneer dit in het publieke domein plaatsvindt. Daar heb je politici die op zoek zijn naar een podium en de pers die dit gaarne verschaft.

Er komt dus nog een nieuwe dimensie bij deze vier categorieën en wel de mate waarin de omgeving invloed kan uitoefenen op de uitvoering en het resultaat. Dat zou dus uiteindelijk kunnen leiden tot acht verschillende typen projecten.

1. Gebruikelijk, zakelijke rechtvaardiging, weinig invloed uit omgeving

2. Gebruikelijke, passie, weinig invloed uit omgeving

3. Ongebruikelijke, zakelijke rechtvaardiging, weinig invloed uit omgeving

4. Ongebruikelijke, passie, weinig invloed uit omgeving

5. Gebruikelijk, zakelijke rechtvaardiging, veel invloed uit omgeving

6. Gebruikelijke, passie, veel invloed uit omgeving

7. Ongebruikelijke, zakelijke rechtvaardiging, veel invloed uit omgeving

8. Ongebruikelijke, passie, veel invloed uit omgeving

Het is nu interessant om te kijken wat dit voor effect heeft op de wijze waarop de projectmanager zijn project dient te managen.

Er is een aparte tak in mijn website aangebracht om steeds het tussenresultaat van deze gedachtegang vast te leggen,naar tussenresultaat>>.

Poging 6 - Drijvende krachten

Vandaag draait het om de vraag:

Wat is de drijvende kracht achter ongebruikelijke projecten met een zakelijke rechtvaardiging?

Antwoord: Haalbaarheid en baten

Nieuw is de haalbaarheid, de baten hebben we al gehad. Het begrip haalbaarheid moet je ruim zien zowel technologische, organisatorische, bestuurlijke, politieke haalbaarheid, etc. Alle factoren die buiten de invloedsfeer van het projectteam en de belangrijkste sponsoren liggen, die het project in de weg kunnen zitten.

Zodra deze haalbaarheid in gevaar komt, of zodra daaraan getwijfeld wordt, loopt het project gevaar. Wanneer dan ook nog sterk gekeken wordt naar de zakelijke rechtvaardiging, dan lopen dit soort projecten gevaar om na verloop van tijd gekild, te worden. Merk op dat wanneer je te maken hebt met innovatieve projecten, die uiteindelijk het meeste onderscheidende vermogen opleveren, vaak binnen deze categorie vallen.

Als echter dan ook de " boekhouders" met hun businesscase sjablonen een dergelijke project in de kiem smoren, laat de organisatie een belangrijke kans liggen. Eigenlijk kun je wel stellen dat ongebruikelijke projecten eigenlijk het best tot de vierde categorie kunnen horen. Maar daarover later meer.

Poging 5 - De drijvende kracht

We zijn op zoek naar de drijvende kracht achter de verschillende projecten. Vandaag is de centrale vraag:

Wat is de drijvende kracht achter gebruikelijke projecten gedreven door passie?

Antwoord: Routine en "de opdrachtgever"

Routine is in de vorige blog al aan de orde gekomen. Ik beperk me vandaar tot "de opdrachtgever". Bij projecten die gedreven zijn door passie, heb je te maken met de visie, de overtuiging van de initiator of opdrachtgever van het project. Het project bestaat zolang deze persoon invloed binnen de organisatie heeft.

In tegenstelling tot wat veel projectmanagementdenkers zeggen, is voor mij deze vorm van projecten net zo valide als de projecten met een keiharde business case. De reden waarom ik dit denk is omdat dit projecten nu eenmaal bestaan.

Het grote verschil tussen type 1 en type 2 projecten is het (mogelijk) ontbreken van een zakelijke noodzaak bij projecten die gedreven zijn door passie. Dit maakt dergelijke projecten kwetsbaar, als de opdrachtgever vertrekt of als zijn invloed vermindert, verandert direct ook de prioriteit van het project. Voor dergelijke projecten is veel meer lobby en politiek nodig, van zowel de projectmanager als de opdrachtgever.

Ook zie je de opdrachtgever zich sterker met het project bemoeien, hier is niets mis mee, echter het vereist wel een andere opstelling van jou als projectmanager. Hier zullen we later nog gedachten over moeten ontwikkelen.

Poging 4 - Weer in Nederland

Ik ben weer in Nederland en laat de farao's even voor wat zij waren. Ons gedachte-experiment heeft ons vier soorten projecten opgeleverd:

1. Gebruikelijke projecten met een zakelijke rechtvaardiging

2. Gebruikelijke projecten gedreven door passie

3. Ongebruikelijke projecten met een zakelijke rechtvaardiging

4. Ongebruikelijke projecten gedreven door passie

De komende blogs wil ik nadenken over de drijvende kracht achter elk van deze vier. Dat brengt ons op de eerste vraag:

Wat is de drijvende kracht achter gebruikelijke projecten met een zakelijke rechtvaardiging?

Antwoord: routine en baten.

Routine omdat het project binnen bestaande managementstructuren kan plaatsvinden. Een lijnmanager of één van zijn medewerkers is verantwoordelijk voor het management, er zijn standaardprocedures en deze kunnen zonder enige aanpassing worden toegepast.

Baten omdat er een goed beeld is waarom men het project doet en de bijdrage die het project levert aan de organisatie meetbaar is (te maken).

Organisaties die veel projecten doen zijn vaak in een modus gekomen dat nagenoeg al hun projecten in deze categorie vallen. Dergelijke organisaties werken dan helemaal volgens best-practices. Een grote valkuil waar je als organisatie in kunt vallen. Mijn inziens zou een organisatie eerder naar better-practice moeten streven.

Project of niet - poging 3

Resultaat van de tweede poging

Gebruikelijke Projecten	Ongebruikelijke projecten
Werkzaamheden die een duidelijk eindresultaat hebben en op een gebruikelijke wijze gemanaged kunnen worden, echter die wel een begrensde doch onzekere einddatum hebben.	Werkzaamheden die wanneer zij op een gebruikelijke manier gemanaged worden leiden tot onbegrensde overschrijdingen in kosten en in doorlooptijden.
Projectmanagement is het realiseren van dat eindresultaat voor de onzekere einddatum	Projectmanagement is het vinden van de optimale begrenzing.

We zijn er nog lang niet, ik blijf nog even in  de Vallei der Koningen, maar richt me nu op het archeologische werk zelf. In de twintiger jaren is daar een project geweest dat uiteindelijk geleid heeft tot de ontdekking van het graf van Toetanchamon. Interessant voor onze gedachtegang is te kijken naar de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer respectievelijk Lord Carnavon en Howard Carter.

Carnavon sponsorde het project met zijn persoonlijk vermogen. De vraag is: waarom? Naar de werkelijke motieven kan men raden, is het iets geweest als "hoe hij de geschiedenis in zou gaan", wie zal het weten, wat zeker is, is dat er voor de opdrachtgever geen geldelijk gewin of zakelijk motief aanwezig was. Tegenwoordig spreken we over een business-case, die bij dit project kennelijk niet aanwezig was.

Dit project wil ik rangschikken als een project vanuit passie dit in tegenstelling tot een project dat een zakelijke rechtvaardiging heeft. Het resultaat van deze derde poging wordt nu:

	Gebruikelijk	Ongebruikelijk
	Werkzaamheden die een duidelijk eindresultaat hebben en op een gebruikelijke wijze gemanaged kunnen worden, echter die wel een begrensde doch (soms) onzekere einddatum hebben.	Werkzaamheden die wanneer zij op een gebruikelijke manier gemanaged worden leiden tot onbegrensde overschrijdingen in kosten en in doorlooptijden.
Projectmanagement	Realiseren van bepaalde (soms onzekere) resultaten voor een onzekere einddatum.	Het vinden van de optimale begrenzing.
Zakelijke gerechtvaardigd	Het resultaat stelt de opdrachtgever in staat om zakelijke doelstellingen te realiseren.	Het resultaat stelt de opdrachtgever in staat om zakelijke doelstellingen te realiseren.
Gedreven door passie	Het project kan doorgaan zolang het de interesse van de opdrachtgever heeft.	Het project kan doorgaan zolang het de interesse van de opdrachtgever heeft.

Project of niet - poging 2

De eerste poging: "Een project zijn werkzaamheden die wanneer op gebruikelijke wijze gemanaged, leiden tot onbegrensde overschrijdingen in kosten en in doorlooptijden. Projectmanagement is het vinden van de optimale begrenzing."

Misschien wel één van de grootste projecten ooit. De Tempel van Amon (Karnak), zo'n 30 farao's hebben er opdrachten verstrekt aan meer dan 80.000 werkers. Na duizend jaar onder het zand te hebben gelegen werken er nu vele archeologen aan de restauratie. Een project dat waarschijnlijk nooit ten einde komt.

Laten we eens zien welke gang onze gedachten kunnen gaan uitgaande van de eerste poging om tot een modernere definitie van projectmanagement te komen. Ik neem de woorden:

"gebruikelijke wijze" en volg mijn gedachten.

Wat was er gebeurd wanneer de farao's alles zijn gang hadden laten gaan en geen specifieke opdracht hadden gegeven tot het bouwen dan wel verfraaien van deze tempel?

Wat in ieder geval was gebeurd, was dat hun graven waren gebouwd en als zij lang genoeg geleefd hadden ook voltooid, in ieder geval waren ze dus bijgezet in de Vallei der Koningen.

Oeps ...

Want elk graf in de vallei der koningen kan gezien worden als een project op zich, maar met een vaste werkwijze, en ook met een zeer bepaalde (doch onzekere) eindtijd, n.l. het overlijden van de farao.

Er zijn dus projecten die op een gebruikelijke wijze en projecten die op een ongebruikelijke wijze gemanaged kunnen worden. Ik maak nu de indeling in gebruikelijke en ongebruikelijke projecten.

Gebruikelijke Projecten	Ongebruikelijke projecten
Werkzaamheden die een duidelijk eindresultaat hebben en op een gebruikelijke wijze gemanaged kunnen worden, echter die wel een begrensde doch onzekere einddatum hebben.	Werkzaamheden die wanneer zij op een gebruikelijke manier gemanaged worden leiden tot onbegrensde overschrijdingen in kosten en in doorlooptijden.
Projectmanagement is het realiseren van dat eindresultaat voor de onzekere einddatum	Projectmanagement is het vinden van de optimale begrenzing.

Er zijn nu nog een aantal andere interessante paden die we moeten nalopen ten aanzien van de gebruikelijke projecten. Er zijn waarschijnlijk ook dergelijke projecten met een begrensd budget en een mogelijk onzeker eindresultaat. Maar daarover later.`

Project of niet - poging 1

De Egyptische regering is bezig met een project. De moderne stand Luxor is gebouwd op de oud Egyptische Stad Thebe, men is van plan om de moderne gebouwen af te breken en alles wat er onder ligt op te graven. Wat een project! Althans zo noemen zij het.

Als je echter de huidige boekjes over projectmanagement leest dan staat daar te lezen dat een project tijdig is, uniek is, een begrensd budget heeft.

Maar Luxor afbreken en Thebe opgraven, dat duurt langer dan de meesten van ons nog te leven hebben, overstijgt wat budget betreft menig door de Nederlandse overheid gestart project en is het wel zo uniek? Wel eens een archeoloog aan het werk gezien met schepje, troffel en borsteltje?

Wat ik bedoel te zeggen, is dat we andere definities nodig hebben voor project, dat we het begrip "project" moeten herdefiniëren, dat we moeten stoppen met elkaar na te praten en over te schrijven.

Een eerste poging: "Een project zijn werkzaamheden die wanneer op gebruikelijke wijze gemanaged leiden tot onbegrensde overschrijdingen in kosten en in doorlooptijden. Projectmanagement is het vinden van de optimale begrenzing."

Mijn belang

De reisleider doet wat mededelingen en geeft de groep de keuze voor een alternatief. Direct daarna begint het Nederlandse gepolder, de argumenten waarom wel en waarom niet. Iedereen uit zeer beschaafd zijn eigen egoïstische belangen, ik voel die neiging ook, beheers me en heb medelijden met de reisleider.

Lekker dom, om een groep de keuze te geven. Zeker bij Nederlanders, ik word er moe van, misschien omdat ik niet zo goed ben ik het argumenteren binnen een groep. Het hoeft ook niet zo, er is een leider, daar betaal ik voor, die leidt en ik volg, lekker makkelijk zo.

Het komt wel eens voor dat er nog organisaties zijn, die voor het zelfsturende team concept gaan. Maar wees nu eens eerlijk, is dat wel zo prettig om in te moeten werken? Wat prettig is, is een leider, die mij ziet staan en een omgeving schept waarin ik mijn ding kan doen.

Naar mijn idee is dat de rol die de projectmanager behoort te spelen. Zorgen dat teamleden hun ding kunnen doen, als je dan zorgt dat je de juiste mensen op je team hebt, dan worden al die dingen samen iets waar opdrachtgevers, klanten en gebruikers op zitten te wachten.

Creatief of niet

Ik praat met een medereisgenoot, het blijkt, we hebben een gemeenschappelijke opdrachtgever, de wereld is klein en toeval is meer dan toeval, tenminste dat zou ik willen geloven, maar toeval bestaat wel, los van de betekenis die ik aan een onverwachte gebeurtenis wil geven.

Hij zit in de productinnovatie en zegt hoe weinig projectmanagers dergelijke projecten begrijpen. Als de geestelijk vader er maar bij blijft van het begin tot het einde, zodat er een vaste lijn in het idee is. Techniek en marketing lossen uiteindelijk alle problemen op. Bij innovatieprojecten zit het dus in de vaste lijn.

Het probleem is dat creativiteit niet aan te leren is, dat ben je of je bent het niet. Voor hen onder ons die niet creatief zijn, dat zijn de meesten, zijn er veel technieken waardoor het lijkt alsof de deelnemers creatief zijn. Al die technieken werken op een brainstormende en vrij associërende wijze, zo van: roept u maar, er zit altijd wel iets goeds bij.

Maar wees eens eerlijk ... de meeste mensen kunnen niet fotograferen, maar omdat je met die elektronische camera's niet meer belemmerd wordt door de lengte van je film, schiet je er een stuk of duizend en dan zijn er altijd wel vijftig van uitzonderlijk goede compositie.

Creativiteitstechnieken zijn eigenlijk net zo, je genereert zo'n paar honderd ideeën en dan zijn er altijd wel een paar goede bij, maar ja wie moet daar dan uit kiezen? Vaak is dat het management, ook niet de meest creatiefste groep.

Creatief of niet, da's de vraag.

Laat eens wat achter voor uw nageslacht

Voor de tweede keer in een jaar sta ik aan de voet van de grote piramide in Egypte en denk aan de opdrachtgever die hier ruim 4500 jaar opdracht voor heeft gegeven. Indrukwekkend. Zouden er over 4500 jaar nog mensen zijn die mij herinneren of wat ik hier op aarde heb gedaan?

Dit waren mensen, bestuurders, met een lange termijn visie en zij hebben ons een voorbeeld nagelaten. Een indrukwekkend voorbeeld, in ieder geval voor mij, en gezien de vele toeristen die in verwondering zich afvragen hoe ze al die stenen op elkaar gestapeld hebben, niet alleen voor mij.

Hoe realiseer je een lange termijn visie? Steen voor steen, stap voor stap, week na week en jaar naar jaar. Een belangrijke vraag die wij als professionele projectmanagers ons af zouden moeten vragen, is: "Wat laat ik na? Wat is mijn bijdrage aan het vakgebied?"

Ik heb het er wel vaker over, maar ik vind dat een ieder van ons een soort van professioneel idealisme in zich zou moeten hebben. Iets waar het gaat om het leveren van een bijdrage aan de wereld van projecten. De heersers, farao's en koningen van weleer wilden zich een naam maken, sommige voor zichzelf anderen voor hun natie, sommigen lieten een goede, weer anderen een slechte naam achter. Maar ze hebben iets nagelaten. Dat kunnen jij en ik ook, misschien niet zo indrukwekkend, misschien één steen in de keten van professionalisering, maar elke steen is er een.

En u draait er voor op

Een schreeuwerige kop van een gratis krant, ik lees het terwijl ik op mijn trein wacht. Het IMF heeft begroot hoeveel de crises heeft gekost. De journalist kopieert op demagogische wijze het getal met 12 nullen. De burger leest en verliest het kleine beetje vertrouwen dat hij had. Heerlijk zo'n bijdrage om uit de crises te komen, die immers enkel en alleen om vertrouwen ging.

"Zakkenvullers, het grote graaien", gromt de domme burger hem na. "Blijf af van onze pensioenen, wij hebben Nederland opgebouwd", schreeuwt de verwende babyboomer. "Vuile huichelaar" neuriet het Kamerlid onrespectvol naar de minister. "Afschieten die lui" zegt de lezer van Neerlands grootste krant in een reactie op internet.

"Gaat wel lekker" met Nederland zeg ik tegen mijn vrouw, "maar niet heus".