Kansrijke onzekerheid

Wie van jullie kan zich nog de lessen kansberekening en statistiek op de middelbare school herinneren? Vond je dat leuk? Begreep je het? Maak je er nog wel eens gebruik van? Ik hoop het, want als jouw statistische kennis niet verder gaat dan de uitspraak ‘Je hebt leugens en je hebt statistiek’ dan ben je niet geschikt voor een leidinggevende rol waarin je onzekere beslissingen moet nemen. Je behoort dan tot de grote groep beslissers die zich regelmatig door foute intuïties laat leiden, vaak met ernstige financiële consequenties. Om dit duidelijk te maken, geef ik je ongevraagd een lesje statistiek en kansberekening.

Onzekere besluiten

Wanneer je een goede schatting maakt en de mogelijke uitkomsten gelijkmatig verdeeld zijn, dan is zo’n schatting een gemiddelde. Als je voor een activiteit 6 weken schat en deze vaker doet, dan zal deze soms iets korter en soms iets langer duren. De helft van de keren korter, de andere helft langer. Althans als het een goede schatting is. Dat geldt ook voor een begroting. Wanneer je ontevreden bent omdat 25 procent van de projecten langer duren dan gepland of meer kosten dan begroot, dan zijn de meeste projecten te ruim geschat. GA NIET VERDER MET LEZEN TOTDAT JE DIT SNAPT.

Als je ondanks deze waarschuwing toch verder bent gaan lezen, dan raad ik je aan om je carrière als leidinggevende ernstig te heroverwegen omdat je meer een onderdeel van het probleem bent dan van de oplossing.

Ongeveer

Elke schatting is een ‘ongeveer’ en het is interessant om te weten hoe breed die ongeveer is, want dat is de onzekerheid die er op een bepaalde activiteit of project is. In plaats van ons af te vragen wanneer we klaar zijn, of hoe hoog het budget moet zijn, is de onder- en de bovengrens het ‘ongeveer’ dat we zoeken. Hoe zekerder we van onze zaak zijn hoe dichter die grenzen bij elkaar liggen.

De bovengrens is de risicovolle onzekerheid en de ondergrens is de kansrijke onzekerheid. Het is die laatste die zo interessant is. Want als je de ondergrens kent, besluit je hoe je deze kunt realiseren. Niet een risicoanalyse, maar een opportuniteitsanalyse! Het grote falen van het hele projectmanagementdenken is de fixatie op risico’s. Je krijgt waar je op focust! Wie aan risicomanagement doet, krijgt risico’s die zich als issues manifesteren. Gezien de vele projecten die nog steeds in problemen komen en niet het gewenste resultaat leveren, stel ik, dat dit een doodlopende weg is.

Mogelijkheden

Wie zijn blik op de risico’s richt, dendert met een sneltreinvaart de afgrond in, om zich daarna te laten vervangen door de volgende projectmanager die nog meer geld en tijd door de versnipperaar haalt. Dit soort projecten eindigen meestal in de sensatiepers of in het, eens in de zoveel jaar terugkerende, ritueel van de parlementaire enquête over falende projecten bij de overheid.

Terug naar de opportuniteitsanalyse, wij moeten ons richten op de mogelijkheden die er zijn. Stel voor elke activiteit de vraag wat er gebeuren moet om de meest gunstigste uitkomst te krijgen. Realiseer de ondergrens in plaats van krampachtig de bovengrens te vermijden. Denk groots in plaats van je te verstoppen in de spelonken van het risicomanagement. Dit is hoe de ‘wet van de aantrekkingskracht’ voor projecten werkt. Beeld je in dat je de ondergrens haalt en welke condities je gaat creëren om dat mogelijk maken. Maak die ondergrens je missie, visualiseer deze samen met je team. Net zoals sporters dat doen, want projectmanagement is topsport!

Nu jij

Maak kansen zichtbaar en schrijf ze op de wanden van je kantoor. Spreek het positieve uit! Ontwikkel ook een brandend verlangen, want begeren zorgt voor de noodzakelijke energie om door te gaan. Dit in plaats van elke ochtend met elkaar praten over de obstakels die er zijn. De wereld is vol van mogelijkheden. Maar omdat we te druk bezig zijn met de problemen op ons project, missen we de kansen die voor het oprapen liggen. Wanneer we echter optimistisch gestemd zijn en deze kansen visualiseren, gaan we die mogelijkheden wel zien. We trekken ze als het ware naar ons toe. Daar is niets zweverigs aan, dit is hoe de menselijke waarneming werkt. Begin hier direct mee! Eerst voor je zelf en wanneer je ziet dat het werkt samen met het team. Ontwikkel een visie van grootsheid en verzet als team de spreekwoordelijke bergen in de dagelijkse realiteit van jouw project. Succes is jouw erfrecht, het is de zekerheid van de onzekerheid.